El plan de proyecto es la herramienta fundamental para empezar con la ejecución del proyecto mismo, así como para evaluarlo y controlar su desarrollo.
Por lo tanto, un buen o mal plan de proyecto es uno de los factores determinantes para definir el éxito o fracaso de un emprendimiento.
A pesar de su importancia, usualmente se cometen muchos errores en la elaboración de éste: errores que podrían evitarse teniendo claridad sobre unos criterios básicos y que, cuando reina la confusión, se pagan a un precio muy caro.
¿Cuáles son los criterios con los que debe contar la elaboración de un buen plan de proyecto?
- Concepción global del proyecto
Un error muy frecuente por parte de quienes elaboran un proyecto es la concepción limitada que tienen del plan que elaboran.
Frecuentemente se identifica el plan de proyecto con un cronograma de actividades. Pero un verdadero plan de proyecto es todo el proceso de planeación más todos los documentos que se produzcan en él.
El plan de proyecto incluye, además del cronograma, una perspectiva sobre su alcance, medidas para evaluar su rendimiento y sus costos. También documentos donde se planteen orientaciones sobre cómo proceder en caso de que se presenten eventualidades o dificultades, planes para el manejo de los riesgos, comunicaciones, resolución de dificultades en los equipos, etc.
- Socialización y Flexibilidad
Su plan debe ser producto de un juicioso trabajo personal o de equipo, pero además debe ser socializado suficientemente con todas las partes involucradas o interesadas, de forma que se hayan discutido todos sus componentes clave.
La correcta socialización de un proyecto es lo único que garantiza que se cometan el menor número de errores posibles, que verdaderamente sirva de guía para la acción y que esté fortalecido con diferentes puntos de vista que le permitan servir como referente y ajustarse con flexibilidad a los cambios y dificultades que se presenten sin perder su esencia.
A mejor socialización, mayor claridad para el proyecto y los involucrados y mayor flexibilidad para afrontar cambios inesperados corrigiendo con efectividad el curso.
- Definición clara y coherente de las responsabilidades de los participantes
Debe partir de una correcta identificación del equipo que ejecutará el proyecto, de las características personales de cada uno de quienes lo componen y de las personas que estarán interesadas en el desarrollo del proyecto.
Muchas veces emergen problemas con los rasgos de las personas, sus respectivas preocupaciones y agendas o acontece sus requerimientos cambian con el paso del tiempo.
Al líder del proyecto le corresponde tener claridad de todos estos hechos, identificar qué tarea es mejor para qué persona, velar porque se cumplan los acuerdos y estar atento por si uno de los acuerdos previamente aceptados empieza a flaquear.
- Desarrollo preciso de una declaración del alcance
La definición del proyecto se encuentra estrictamente vinculada con la declaración sobre su alcance y de ella depende el acuerdo entre los involucrados en el mismo.
La precisión en este punto es indispensable para cumplir las metas y evitar los malentendidos con los integrantes o patrocinadores.
Esta parte del documento debe contemplar la necesidad del negocio, los objetivos planteados, cómo se resolverán los problemas de liquidez, los beneficios del proyecto, su justificación y qué cosas están contempladas en el mismo y qué cosas excluidas.
Además deben precisarse los momentos clave, el enfoque y otros componentes de acuerdo con el tamaño y la naturaleza del proyecto.
De este aspecto se desprenden especialmente las obligaciones que cada parte adquiere en el mismo, así que su elaboración debe responder a esta perspectiva.
- Lineamientos de desarrollo del proyecto
Tras la declaración de alcance, es necesario desarrollar una estructura que desglose el trabajo y la forma en que se realizarán las entregas que garantizarán el destino del proyecto.
Los lineamientos deben identificar qué trabajo hay que realizar y cómo se hará. Por esta razón debe definir qué costos y responsabilidades implican las tareas, el grado de detalle de las mismas y su realización atendiendo a la experiencia del equipo, las dificultades, los riesgos y recursos de cada una, su jerarquía, la cantidad de tiempo disponible y de presupuesto.
Deberían además, incluirse los pasos que el equipo va a tomar y las posibles variaciones en los mismos si las circunstancias lo ameritan, es decir, un período y proceso de revisión y aprobación para lo modificación de los lineamientos iniciales.
- Evaluación y comunicaciones
Todo plan de proyecto debe contemplar un pasaje que determine cómo se adelantarán la evaluación y las comunicaciones del mismo: períodos de tiempo para cada una, formatos si es del caso, dónde se depositará la información que vaya recogiéndose, cómo se reportarán qué nuevos riesgos han aparecido, cómo se implementarán estadísticas y las correcciones si es del caso.
Ajustar cada uno de estos aspectos tomará tiempo, por lo que siempre existe la tentación de saltarse algunos pasos de la planeación para abordar directamente la ejecución. Sin embargo, muchos traspiés suelen surgir cuando es esta tentación la que predomina.
El seguimiento de estos criterios le deparará, en cambio, una mejor organización y ejecución de su proyecto y sus resultados.
Colombiano, abogado y filósofo de formación, se desempeña como investigador y docente en Bogotá. Encargado del equipo de investigaciones de Master Marketing Latin America.
Buenisimo post. Gracias por publicarlo…Espero màs…
Saludos