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Saber cómo organizarte te permitirá realizar tu trabajo más eficientemente. La palabra eficiente hace referencia a cumplir un objetivo 10 Simples consejos para organizarte mejor en tu trabajoaprovechando al máximo los recursos con los que se cuenta para ello. Pero no solo te beneficiará en el ámbito profesional, sino que también en el personal. Son tres las áreas que se pueden organizar: el tiempo, el espacio y el estado mental.

¿Quieres saber cómo hacerlo? Aquí te damos algunos consejos para organizarte mejor en tu trabajo.

Para organizar mejor tu tiempo

El tiempo es uno de los recursos más valiosos con los que contamos los seres humanos, ya que es muy limitado ¿Cuántas veces no te has encontrado deseando que el día tenga más de 24 horas? ¿Cuántas veces has dejado de hacer algo que te gusta por no tener tiempo para ello?

Si no sabes cómo organizarte, el trabajo puede resultar muy absorbente, dejándote poco espacio para realizar actividades de ocio, o simplemente para descansar. La clave aquí es enfocarse en aquellas tareas que son realmente importantes en el día, dejando a un lado las irrelevantes, o no prioritarias. Hay que considerar que, luego de una interrupción (como por ejemplo, leer un nuevo mensaje de texto o correo electrónico), resulta más difícil volver a concentrarte en lo que estabas haciendo, lo que te hace perder tiempo realmente valioso.

La mejor manera de combatir esto es planificando tu día, de tal manera que le des prioridad a las tareas más importantes y tomando en cuenta las cosas inesperadas que podrían ocurrir. Otros consejos son:

1. Comienza el día con tiempo estructurado para ti mismo

Ya sea revisar y enviar correos electrónicos, o checar las actualizaciones de las redes sociales, es una buena forma de comenzar tu día de trabajo. Responde rápidamente los correos que lo necesiten y organiza las actividades más importantes del día.

2. Aprovecha tu camino al trabajo

Si utilizas el transporte público para llegar al trabajo, puedes aprovechar ese momento para realizar algunas actividades que te facilitarán el día; como por ejemplo checar la agenda del día, hacer tu lista de tareas prioritarias, revisar el estado de los proyectos en los que estés trabajando, hacer una lista de pendientes, etc.

3. Optimiza el tiempo utilizado en las reuniones de trabajo

Generalmente, en las reuniones de trabajo se pierde mucho tiempo, hablando de otras cosas o intentando utilizar las tecnologías disponibles, etc. Lo mejor que se puede hacer, es disminuir el tiempo que se utiliza para ellas, de tal manera que solo se toquen los temas que realmente sean necesarios, de la forma más concisa posible, dejando más tiempo para tomar acciones.

No es necesario acortar mucho las reuniones, con 20 minutos menos, es suficiente para ver grandes cambios en el tiempo disponible para el trabajo.

4. Organiza tus descansos

Es imposible pensar que puedes pasar 8 horas trabajando, sin ningún descanso; hay que tomar en cuenta que la concentración tiene límites y, luego de un rato de trabajo continuo te sentirás cansado, por lo que es más probable que pierdas la concentración. Necesitarás un momento de descanso para poder seguir totalmente enfocado en lo que hacías.

Con que te tomes unos 10 minutos de descanso cada dos o tres horas de trabajo continuo, es suficiente para despejar un poco la mente y continuar con el trabajo con los ánimos renovados. Si está dentro de tus posibilidades, también puede ser beneficioso dormir una pequeña siesta (10-20 minutos) después haber comido.

Para organizar mejor tu espacio

Un espacio de trabajo bien organizado, en el que puedes encontrar fácilmente todo lo que necesites para desempeñar tus funciones, y en el que te sientas cómodo, te será de gran ayuda para mejorar tu productividad.

5. Si es posible, trabaja desde casa

Dependiendo de la empresa en la que trabajes, puede ser posible que realices, algunos trabajos, desde tu casa, como por ejemplo cuando se está haciendo una investigación. Según se ha visto, esto, además de disminuir el tiempo que se utiliza para llegar al espacio de trabajo, incrementa la concentración del trabajador, al no haber ninguna interrupción por parte de otros compañeros de trabajo.

Entonces, si tu empresa lo permite, cada vez que puedas, prefiere trabajar en casa. Claro está que, si no vives solo, deberás cuidar eliminar las distracciones de las otras personas al máximo.

6. Disminuye el número de lugares al que necesitas ir para obtener la información que necesitas

Este consejo se refiere, mayormente a las aplicaciones. Existen muchas de ellas, tal vez demasiadas, estar revisando las notificaciones de cada una de ellas puede robarte mucho tiempo. Lo mejor es buscar la manera de que todas las notificaciones te lleguen en el mismo lugar, para que no tengas que estar navegando de un lugar a otro, para acceder a ellas.

7. Apaga las notificaciones con pop-up

Esto es válido tanto para los diferentes dispositivos móviles que tengas, como para tu computadora de escritorio. Cada vez que una de estas notificaciones aparece, tu concentración se verá afectada.

Y es que, generalmente, los mensajes no son relevantes en ese momento, por lo que podrían esperar. Así que apaga este tipo de notificaciones, así solo las revisarás cuando realmente sea necesario, o cuando ya hayas acabado tu trabajo.

Para organizar tu estado mental

Esto quiere decir en lograr tener un estado mental que favorezca la concentración, evitando que las interrupciones interfieran con la tarea que se está realizando en el momento. Esto te ayudará a organizarte mejor en tu trabajo, ya que te permitirá mantenerte enfocado.

8. Opta por las conversaciones frente a frente

Es cierto que ahora existen maneras de comunicarnos rápidamente con otras personas, sin necesidad de estar cerca de ella (correos electrónicos, chat, mensajes de texto, etc.). Sin embargo, la mejor forma de hacer sigue siendo en persona, ya que permite aclarar más rápidamente los malentendidos y ponerse de acuerdo.

Si no es posible hacerlo en persona, prefiere las llamadas telefónicas o, en su defecto, algún servicio de chat, utilizando los correos electrónicos como última opción. El problema con los emails es que dificultan el llegar a acuerdos, al tener que esperar a que la otra persona lo lea y lo conteste.

9. Descompone los grandes problemas en pequeñas partes

Al hacer esto podrás enfocarte en resolver una cosa a la vez, evitando que te sientas abrumado por el tamaño del problema, o de la tarea a realizar.

10. Utiliza checklists, o listas de verificación

En especial si estás realizando una tarea repetitiva. Las checklists te podrán ayudar a que no pierdas el rumbo, ya que supone una guía, que te indica lo que ya hiciste lo que te falta por hacer.

 

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