Dos de los problemas más recurrentes para quienes trabajan en la actualidad son la dispersión y la llamada “procastinación” (la acción de posponer otras acciones retrasando aquello que debe realizarse).
A veces uno se sienta en frente del computador con toda la intención de sacar adelante alguna tarea… Pero antes da una pequeña mirada a otra pestaña del explorador, visita algún sitio web, alguna red social, revisa el celular o mira al lado para hablar con alguien, etc…
El problema es que la misma tecnología que nos facilita la vida a veces, en otras ocasiones nos la hace complicada y nos exige nuevas capacidades para controlarla. De lo contrario, es la propia tecnología la que nos controla.
El verdadero resultado de todo esto podría resumirse simplemente así:
Adiós concentración = adiós productividad = adios éxito en nuestros trabajos y proyectos.
¿Qué hacer para evitar esta situación?
A continuación veremos algunos consejos que pueden ser muy útiles al respecto.
1. Contrarreste la tecnología distractora con tecnología para la concentración
En primer lugar, tiene que esforzarse por hacerse un autoexamen crítico. Si después de un autoexamen honesto considera que su situación no es muy grave algunos plugins que pueden ayudarle para mantenerse concentrado durante el trabajo. Por ejemplo, el plugin para Google Chrome StayFocused limita el tiempo que puede emplear visitando redes sociales a 20 minutos diarios.
News Feed Eradicator le servirá para eliminar las notificaciones de Facebook.
Momentum es un plugin que se abre cada vez que se intenta abrir una nueva pestaña o ventana. Muestra el estado del clima, la fecha y una nota con la tarea más importante que tiene para el día o el listado de tareas que debe cumplir.
También hay opciones para escuchar música que fomenta la concentración. Focus @ Will es una de las más destacadas.
Si, por el contrario, considera que su caso es muy grave, debería considerar una medida radical como eliminar las apps de medios sociales de su teléfono y agregar controles parentales en el explorador de su computador.
2. Establezca filtros para sus tareas
Es muy importante aprender a medir objetivamente las propias capacidades, filtrar las acciones evitando hacer promesas que no se puedan cumplir, así como adquirir demasiadas cargas.
Sea honesto con los demás sobre el margen de tiempo de que puede disponer para ellos.
Una buena medida inicial de este tipo le permitirá enfocar su energía y capacidad a aquellas tareas que verdaderamente requiere sacar adelante y lo harán quedar muy bien ante terceras personas.
Gran número de veces la distracción a que se ve sometida una persona es una medida de evasión ante una carga de responsabilidades que le resulta abrumadora o no la motiva.
3. Construya una rutina personal
Una buena alternativa para aumentar su productividad es ajustar su rutina planeando en lo posible todas las tareas de la semana y luego dividiendo la ejecución de cada una en bloques de 15 minutos. De esta forma se establecen plazos concretos y no se desperdicia tiempo.
Para lograr esto, evite hacer simples listados de tareas y adquiera el hábito de establecer un calendario o cronograma de actividades. De esta forma puede fijarse plazos realistas, medir el rendimiento de su tiempo y no desperdiciarlo.
Evite responder correos electrónicos durante el día: Hay demasiados correos basura o distractores circulando diariamente en internet. Aún la mayoría de correos provenientes del trabajo que no son urgentes, pueden ser fácilmente respondidos dentro de las 24 horas siguientes a que se recibieron.
Dejar esta tarea para la última del día es una excelente estrategia para mantenerse enfocado en lo que realmente debe hacer.
4. Establezca metas claras y recordatorios para ellas
Muchas personas aprovechan cada vez que llega el final del año para fijarse las metas que tienen para el siguiente.
No deje de fijarse las metas que espera cumplir en un determinado período de tiempo.
De otra parte, evite proponerse demasiadas metas al tiempo. Un listado de 5 metas es más que suficiente. Intente jerarquizarlas y ver si están relacionadas o si hay incompatibilidades entre algunas de ellas en términos de tiempo, recursos y energía.
Si dirige un equipo puede trasladar la práctica de establecer metas realizando reuniones diarias o semanales que le permitan dinamizar su desempeño.
Colombiano, abogado y filósofo de formación, se desempeña como investigador y docente en Bogotá. Encargado del equipo de investigaciones de Master Marketing Latin America.